Nâng cao hiệu quả các cuộc họp

10:20 17/04/2012

Trong quá trình triển khai chương trình, nhiệm vụ công tác của các cơ quan, bộ, ngành, đơn vị, địa phương, không thể thiếu việc tổ chức các cuộc họp với sự tham gia của các thành viên liên quan. Tại đây, các đại biểu được nhận tài liệu, nghe phổ biến và cùng thảo luận về nội dung đã đề ra.

Không thể phủ nhận ý nghĩa quan trọng của việc tổ chức họp triển khai công việc, nhất là đối với những vấn đề sẽ có nhiều ý kiến khác nhau và những công việc cần sự tham gia góp ý, tham mưu, đề xuất của đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên. Ðến với các cuộc họp, cùng với việc tiếp thu những ý kiến chỉ đạo của cấp trên, để triển khai tốt công việc, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác. Không ít những vấn đề còn vướng mắc, chưa rõ ràng, thậm chí "trái chiều" nhau đã được giải quyết triệt để thông qua các cuộc họp.

Tuy nhiên, trong thực tế nhiều năm qua, việc tổ chức các cuộc họp đã và đang có dấu hiệu bị lạm dụng, đồng thời thể hiện những bất cập, hạn chế. Ðó là việc các cơ quan, đơn vị, bộ, ngành, địa phương tổ chức quá nhiều cuộc họp, trong đó có những cuộc họp không thật sự cần thiết và hoàn toàn có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web... Có không ít cuộc họp được "nhồi nhét" nhiều nội dung cùng rất nhiều tài liệu. Có những cuộc họp để rút ngắn thời gian các nội dung phải "dồn toa" và vì vậy có những vấn đề quan trọng bị "lướt qua", chất lượng cuộc họp cũng giảm sút.

Không ít cơ quan, đơn vị quan niệm chất lượng cuộc họp là phải huy động thật đông người đến dự mà không chú trọng nội dung, phương thức tổ chức. Có những cuộc họp với chủ đề triển khai công tác năm cùng nhiều vấn đề cần được trao đổi, thảo luận nhưng không ít đại biểu khi phát biểu ý kiến chỉ liệt kê thành tích công tác của năm trước, còn những việc sẽ làm, những vấn đề đang đặt ra thì đề cập sơ sài, chiếu lệ.

Nhiều cuộc họp được tổ chức với chất lượng thấp khi mà mọi người đến dự và phần lớn thời gian chỉ ngồi nghe những bản báo cáo, những bài phát biểu, tham luận đã có sẵn trong tài liệu được phát. Có cuộc họp chỉ được tổ chức trong một buổi, nhưng phần diễn văn khai mạc, chào mừng và đề dẫn đã "chiếm" quá dài... Chưa kể việc các đại biểu dự họp nhưng đến muộn, làm việc riêng, "buôn chuyện" và về sớm...

Chất lượng, hiệu quả các cuộc họp đã và đang là vấn đề cấp thiết cần được quan tâm, giải quyết. Việc tổ chức họp tràn lan, nội dung mờ nhạt, cách thức tổ chức sơ sài, tài liệu không tập trung... gây lãng phí, mất thời gian vô ích, giảm sút năng suất lao động của đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức...

Trong thời gian qua, một số cơ quan của T.Ư và tổ chức đoàn thể, địa phương bắt đầu triển khai họp trực tuyến, tài liệu cuộc họp được gửi trước đến các đại biểu thông qua mạng in-tơ-nét, thông qua website của ngành, đơn vị... Ðiều này giảm được việc tổ chức họp tập trung, đông người, tiết kiệm thời gian đi lại, tiền bạc, sức khỏe cho cán bộ trong cả nước và là hình thức họp cần tiếp tục được nghiên cứu, rút kinh nghiệm và nhân rộng.

Ðể nâng cao hiệu quả chất lượng các cuộc họp, một trong những vấn đề quan trọng là cần nghiên cứu, lựa chọn nội dung họp phù hợp, thiết thực, cụ thể. Các cuộc họp nên dành thời gian để thảo luận trực tiếp vào nội dung, vấn đề; tránh lan man, kể lể thành tích, không trình bày toàn văn những văn bản đã phát tới đại biểu. Các bộ, ngành, địa phương cần hạn chế tổ chức các cuộc họp kéo dài nhiều ngày; đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển giao tài liệu, triển khai văn bản.

Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu vấn đề, chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để có được những ý kiến góp ý xác đáng. Người đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc.

Tin mới cập nhật

Ý kiến bạn đọc

THÔNG BÁO - MỜI HỌP

Update Required To play the media you will need to either update your browser to a recent version or update your Flash plugin.