Ảnh minh họa

Riêng đối với cấp huyện,theo khoản 1, Điều 19 của Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử”. Với quy định này, lưu trữ lịch sử không còn được tổ chức ở cấp huyện. Đây là sự thay đổi lớn, có nhiều tác động đến việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương và là vấn đề còn nhiều vướng mắc, cần có sự hướng dẫn cụ thể từ các cơ quan chức năng của Đảng và Nhà nước.

Tại Hà Tĩnh, trước khi Luật Lưu trữ được ban hành, thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Chỉ thị số 13-CT/TU, ngày 06/5/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của Đảng, công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và ở các huyện, thành, thị ủy (gọi chung là cấp huyện) nói riêng đã có nhiều chuyển biến, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc đặt ra. Đã có 12/13 huyện, thành, thị uỷ thành lập được kho lưu trữ cấp uỷ (riêng thị xã Kỳ Anh vừa mới thành lập năm 2015 nên chưa thành lập kho lưu trữ cấp ủy); các kho lưu trữ cơ bản bảo quản được khá đầy đủ các thành phần tài liệu, phục vụ kịp thời các yêu cầu về khai thác, sử dụng tài liệu của các tổ chức và cá nhân. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở cấp huyện tuy còn phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau nhưng đã có nhiều cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Sau khi có Luật Lưu trữ; Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam cũng như các hướng dẫn của Văn phòng Trung ương, Quyết định của Ban Thường vụ Tỉnh ủy được ban hành, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội từ tỉnh đến cơ sở đã tiến hành quán triệt và triển khai thực hiện khá kịp thời, nghiêm túc bằng nhiều hình thức khác nhau như quán triệt tại các lớp tập huấn, các đợt kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn phòng cấp uỷ và công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, sao gửi Luật và các văn bản quy định, quyết định, hướng dẫn, ban hành kế hoạch tổ chức thực hiện tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc, tuyên truyền thông qua các bài viết trên Trang Thông tin điện tử Đảng bộ tỉnh góp phần thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ và các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ.

Thực hiện Hướng dẫn số 14-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 72-QĐ/TU, ngày 13/01/2016 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Tỉnh uỷ, hầu hết các đơn vị trực thuộc đang tích cực tiến hành chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng. Tính đến hết quý II năm 2017 đã có 9 đơn vị tiến hành giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Tỉnh uỷ: Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Cán sự Đảng Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, các huyện Thạch Hà, Vũ Quang, Hương Sơn, Can Lộc, Nghi Xuân, Thị ủy Hồng Lĩnh và Thành ủy Hà Tĩnh.

Như vậy, sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, về mặt pháp lý không còn tổ chức lưu trữ lịch sử ở cấp huyện, toàn bộ tài liệu lưu trữ lịch sử của cấp huyện phải được chỉnh lý khoa học và chuyển về bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy. Đối với những huyện, thành, thị ủy trước đây đã thu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp huyện, những tài liệu nào không thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thì do văn phòng các huyện, thành, thị ủy trực triếp quản lý đến khi hết thời hạn bảo quản theo quy định.

Việc triển khai thực hiện việc không tổ chức lưu trữ lịch sử ở cấp huyện ở Hà Tĩnh đãđáp ứng yêu cầu tinh gọn bộ máy, giảm cấp trung gian, góp phần thực hiện cải cách hành chính; có điều kiện tập trung nguồn lực, con người cũng như cơ sở vật chất, hiện đại hóa kho tàng, trang thiết bị làm việc, bảo quản, bảo đảm khai thác và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Mặt khác, đã giải quyết được tình trạng lúng túng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong việc xác định tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo Hướng dẫn số 59-HD/VPTW, ngày 12/11/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ cơ quan huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy; từng bước khắc phục được tình trạng tài liệu còn tồn đọng tại các huyện, thành, thị ủy.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nói trên, việc không tổ chức lưu trữ lịch sử ở cấp huyện theo chúng tôi vẫn còn những vấn đề bất cập, cụ thể là:

Thứ nhất, có thể nói mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với xã hội, phục vụ nhân dân. Tài liệu lưu trữ của huyện bao gồm cả tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được hình thành gắn liền với các hoạt động của huyện và chủ yếu phục vụ cho các nhu cầu khai thác, sử dụng của cán bộ, công chức, viên chức cũng như của người dân trên địa bàn huyện. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, đa số các huyện chưa cập nhật được hết tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ cấp ủy vào các cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng và mục lục hồ sơ theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương.

Thứ hai, nhìn chung còn gây khó khăn nhất định cho vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức cũng như của người dân địa phương. Nhất là đối với các huyện miền núi (như Vũ Quang, Hương Sơn, Hương Khê), do điều kiện địa hình, giao thông đi lại khó khăn nên việc di chuyển từ các xã, từ huyện về trung tâm hành chính của tỉnh còn gặp nhiều khó khăn, tốn kém về thời gian, công sức.

Thứ ba, để có thể tiến hành thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, bên cạnh yếu tố con người (Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy được bố trí 4 cán bộ và theo Đề án việc làm số lượng này không được tăng thêm), hơn nữa kho tàng, cơ sở vật chất cũng là một trong những yếu tố rất quan trọng. Hiện nay, Hà Tĩnh vẫn chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng cấp ủy tỉnh nên để bảo quản hết tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu về tỉnh còn gặp nhiều khó khăn.

Ngoài ra, khi đủ điều kiện về kho tàng thì cũng cần có con người và thời gian mới có thể triển khai quy định về việc không tổ chức lưu trữ lịch sử cấp huyện một cách đồng bộ, hiệu quả. Bởi vì, hiện nay cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở cấp huyện nhìn chung chưa ổn định, còn thiếu về số lượng và hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ lại kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau nên ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công tác; khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng của một số huyện còn khá nhiều (như Huyện ủy Hương Khê, Huyện ủy Đức Thọ), kinh phí còn khó khăn nên trong một thời gian ngắn chưa thể tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu để tiến hành giao nộp vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy theo quy định.

Để giải quyết được những vấn đề bất cập trên, thiết nghĩ Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Trung ương cần tiếp tục có những hướng dẫn cụ thể về việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện để giúp các địa phương nói chung và Hà Tĩnh nói riêng tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện; đồng thời tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; hỗ trợ các tỉnh, thành uỷ kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, mua sắm cơ sở vật chất, tiếp tục đưa Luật Lưu trữ đi vào cuộc sống.

Nguyễn Hoài Nam - Phó Phòng Lưu trữ Văn phòng Tỉnh ủy